I juni 2016 ville Porsanger kommune i Finnmark ha tilbud på vintervedlikehold for sesongene 2016-2020. På vegne av kommunen ble anbudsrunden gjennomført av et konsulentfirma med programvareløsning fra Mercell-gruppen. Anbudet var delt inn i fem roder, blant annet med Børselv som rode 5.
En entreprenør ga det laveste tilbudet for denne roden, og kontrakt ble signert i oktober samme år.
Denne entreprenøren fylte for hånd ut et dokument for roden. Han skrev inn sitt tilbud om fastpris, 160.000 kroner pluss mva. Og under punktet «Rode og veg beskrivelse» fylte han ut: «Sommerdalsveien, Svartkollveien, Fagerliveien, og Lindhammerveien m/ snuplasser, samt hyttefelt Cappirjohka og Børselvnes, Containere». Han bekreftet også instruksen for vintervedlikehold var lest og forstått.
Hørte vegen med i kontrakten?
Etter at vinteren var i gang og snøen hadde kommet viste det seg at en veg til Brenna kirke med parkering ikke ble brøytet. Entreprenøren fikk beskjed fra kommunen om at vegen skulle brøytes. Men så dukket spørsmålene opp: Hørte vegen til Brenna kirke faktisk med i roden og kontrakten? Hadde entreprenøren forpliktet seg til å brøyte denne vegen?
Det hører med til saken at vegparsellen ved Brenna kirke ligger 30-40 kilometer fra de andre parsellene i roden.
I desember 2016 fikk entreprenøren melding fra konsulentfirmaet, og fikk vite at et vedlegg på Mercell sa at vegen til Brenna kirke med parkering inngikk i rode 5.
Entreprenøren var ikke enig i at han hadde inngått avtale om det. Drøftinger med kommunen ga ingen resultater, og i august 2018 tok han ut søksmål mot kommunen. Indre Finnmark tingrett behandlet saken i januar i år.
Feil beskrivelse
Entreprenøren mente at opplysningene hans bygget på de dokumenter som fremgikk av anbudsgrunnlaget. Han viste til forklaringer fra sin sønn om at linkene for rode 5 viste feil rodebeskrivelse, og at den eneste beskrivelsen av rode 5 som de fant var uten vegparsellen til Brenna kirke. To andre anbudsgivere hadde heller ikke oppfattet at denne parsellen var med i anbudet.
Vegen til Brenna kirke ikke vært på rodebeskrivelsen tidligere, og anbudsrundene fra før 2016 var uten denne vegen.
Siden vegparsellen ligger 3-4 mil fra de øvrige parsellene så ville den medført en betydelig ekstra kostnad, understreket entreprenøren. Han mente også at utvidelsen av rodebeskrivelsen med Brennaparsellen er en vesentlig endring, og at alle aktuelle tilbudsgivere skulle vært informert om det.
Kommunen har et ansvar for at anbudsgrunnlaget er tilstrekkelig klart, og at man eventuelt kan spore de foretatt endringer, og versjoner av anbudet. Entreprenøren mente han hadde gjort alt det man med rimelighet kan forlange for å sjekke rodebeskrivelsen nærmere.
Kommunen må ta risikoen
Risikoen for feil og uklarheter må ligge hos kommunen, som ved å ha lest entreprenørens anbud dessuten ville ha oppdaget feilen selv, mener han.
Kommunen mente på sin side at den korrekte rodebeskrivelsen lett var tilgjengelig i konkurransegrunnlaget. Saksøker må bære risikoen for egne forutsetninger når han ikke gjorde seg kjent med konkurransegrunnlagets dokumenter, og istedet la til grunn et tidligere konkurransegrunnlag for sitt tilbud, heter det.
Tingretten mener det spesielle i saken er at rodebeskrivelsen ikke er tatt inn som tekst i selve kravspesifikasjonen, men derimot ved å klikke på lenker/koblinger. Under rettens behandling av saken var partene enige om at lenken under «Rode og veg beskrivelse» ved en feil viste rodebeskrivelsen for rode 1. Men er denne feilen uten betydning, når andre lenker og koblinger viser en beskrivelse av rode 5, der parsellen ved Brenna kirke er med?
Daglig leder i konsulentfirmaet demonstrerte programmet for retten. Han mente at denne rodebeskrivelsen hadde vært med i anbudsgrunnlaget fra starten av. Men bruken av forskjellige versjoner kunne tyde på at det hadde skjedd en endring, og det er ifølge retten vanskelig å være sikker på om visningene gjengir det samme som i sann tid i august 2016.
Retten tror at årsaken til de forskjellige versjonene ligger i at rodebeskrivelsen er korrigert.
Mercell-programmet
Indre Finnmark tingrett ser det slik: Mercell-programmet for offentlige anskaffelser håndterer i utgangspunktet anbud på en korrekt måte. Men ut fra bevisene virker det som om programmet har svakheter i å gjengi eller dokumentere hvilke eksakte opplysninger som på de aktuelle tidspunkter lå inne i programmet. Det gjelder linkenes kobling til dokumentfilene, programmets egenproduserte e-poster, samt innholdet til de forskjellige versjoner.
«I tillegg vil det være risiko for menneskelige feil, slik som det i dette tilfelle skjedde ved feilen i koblingen under kravspesifikasjonens punkt 3.0,» heter det i rettens redegjørelse.
Retten finner det usannsynlig at tre forskjellige tilbydere skal ha oppfattet rodebeskrivelsen feil, uten at det skyldes uklarheter eller mangler ved selve kravspesifikasjonen. Saksøker har dokumentert saken, ved at han manuelt la inn en rodebeskrivelse uten vegen til Brenna kirke.
Tingretten viser til at det er kommunen som har ansvaret for at anbudsgrunnlaget er korrekt og tilstrekkelig klart, og i ettertid bør det være dokumenterbart. Kommunen anses å ha bevisbyrden for hvilke rodebeskrivelser som lå inne i anbudsgrunnlaget, og etter rettens oppfatning har ikke kommunen eller konsulenten lagt fram slike beskrivelser.
Det var ikke klart nok
Dermed var det ikke i det store og det hele klart nok at vegen til Brenna kirke også var en del av roden. Det har ellers ikke kommet fram opplysninger som gjør det nødvendig å undersøke anbudsgrunnlaget nærmere.
Én av tilbyderne fant riktignok grunn til å spørre om hvorfor feil beskrivelse kom opp under et punkt i kravspesifikasjonen, men det gir ikke grunnlag for noen slutning. Både saksøkeren og to andre tilbydere fant ikke grunn til å undersøke om det var gjort endringer fra tidligere rodebeskrivelse.
Partene var enige om dette: Om retten finner at vegen til Brenna kirke ikke inngår i kontrakten, så skal kommunen 255.062 kroner for det arbeidet som er utført.
Indre Finnmark tingrett finner at vegen til Brenna kirke ikke inngår i kontrakten. Retten tilkjenner entreprenøren 255.062 kroner som oppgjør for brøyting og strøing av strekningen. I tillegg kommer forsinkelsesrenter. Entreprenøren får også dekket 121.062 kroner i sakskostnader.
