Vestland fylkeskommune kom 10. mars 2021 med en konkurranse for en rammeavtale for å leie inn sprengstoffhunder til fylkets prosjekter. Avtaleperioden var på to år + ett års opsjon. Tilbudsfrist var 9. april 2021.
Tildelingskriteriene så slik ut:
- Pris (vektet 30 prosent)
- Tilbudte hundeførers formelle kompetanse og erfaring fra tilsvarende/relevante oppdrag (vektet 40 prosent)
- Oppdragsforståelse (vektet 30 prosent)
Fylket fikk tre tilbud innen fristen, fra AF Decom, Eksplosivhund.no og Nordisk Sprengstoffhund. Det sistnevnte firmaet ble avvist siden det ikke oppfylte kvalifikasjonskravene.
4. mai 2021 ble tildelingsbeslutning sendt ut, og avtalen var tildelt Eksplosivhund.no. Kontrakt ble inngått i slutten av mai.
I mellomtiden hadde AF Decom klaget på tildelingen, men fylket tok ikke klagen til følge. I november i fjor sendte AF Decom varsel om erstatningskrav til fylket, og like etter sendte firmaet også en klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa).
Var saksbehandleren inhabil?
AF Decom hadde i klagen til Kofa dette å utsette på fylkets håndtering av saken:
- Vestland brukte en annen metode for å evaluere tilbudene enn metoden som var
beskrevet i konkurransegrunnlaget. Hvis riktig evalueringsmodell hadde blitt brukt, hadde AF Decom fått høyest poengscore og hadde vunnet konkurransen. - Vestland har vurdert tildelingskriteriene på en ulovlig måte. Feil faktum er lagt til
grunn, forhold som ligger utenfor tildelingskriterienes rammer er premiert, og det er gitt uttelling for oppfyllelse av minstekrav. - Vestland sin saksbehandler var inhabil til å evaluere tilbud som kom inn på grunn av sin tilknytning til administrerende direktør hos valgte leverandør.
- Vestland har tildelt kontrakten til en annen leverandør enn den riktige vinneren av
konkurransen. Det betyr at fylket er erstatningsansvarlig for klagers fulle tap i henhold til anskaffelsesloven.
Fylket mente på sin side følgende:
Evalueringsmodellen var den samme som den som var beskrevet i konkurransegrunnlaget. Eksplosivhund.no er korrekt gitt høyeste poengscore. Metoden
framgår i konkurransegrunnlaget.
Flere av AF Decom sine innvendinger mot evalueringen av tildelingen egner seg ikke for skriftlig saksbehandling. De bør avvises fra behandling i Kofa, mente fylket.
Ellers avviste fylket alt, og tilføyde at vilkårene for å kreve erstatning ikke er oppfylt.
AF Decom får litt medhold
Klageren får medhold i kun to av elementene i sin klage. Men i tillegg til det: På et område deler nemda seg i et flertall og et mindretall, og det skjer ikke så ofte.
Om den påståtte inhabiliteten: AF Decom viste til at saksbehandleren for anskaffelsen i flere år har hatt en nær relasjon til administrerende direktør hos Eksplosivhund.no. De har blant annet arbeidet sammen i forbindelse med et forskningsprosjekt som etablerte en rapport og en veileder for bruk av eksplosivhund.
Klagenemnda skriver at den i tidligere saker har lagt til grunn at rent profesjonelt kjennskap ikke i seg selv gir grunnlag for å konstatere inhabilitet. Nemnda finner i denne saken ingen spesifikke forhold som er egnet til å svekke tilliten til saksbehandlerens upartiskhet.
Om den vanskelige evalueringsmetoden: Det er en selvfølge at metoden som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, skal brukes ved evalueringen av tilbudene. Noe annet er feil. Her er det uenighet om hvordan konkurransegrunnlaget skal forstås, hovedsakelig omkring en faktor som gjør kriteriene «Kvalitet» og «Oppdragsforståelse» om til en priskompensasjon.
Vi går ikke nærmere inn på modellen og beregningene, men bare nevner at det her kan hende at det antatt perfekte er blitt det godes fiende. Det virker som om fylket har lagt opp til en beregningsmodell som blir så komplisert og vanskelig å tolke at til og med Kofa ender opp med flere tolkninger.
Nemnda så altså nærmere på hvordan faktoren i konkurransegrunnlaget skal forstås, og her har klagenemnda på tre personer delt seg i to; et flertall på to og et mindretall på en.
Flertallet mener at den spesifikke formuleringen i konkurransegrunnlaget isolert sett er tvetydig. Men: Det blir tydeligere når formuleringen ses i sammenheng med konkurransegrunnlaget ellers, og AF Decoms klage på dette området fører ikke fram.
Mindretallet oppfatter konkurransegrunnlaget på en annen måte enn flertallet. Vedkommende mener det var gitt motstridende informasjon, noe som innebærer begrunnet tvil, og at konkurransegrunnlaget følgelig inneholdt en ulovlig uklarhet.
Hvorfor var egentlig firmaet best?
Så er det spørsmål om evalueringen av kriteriet «Kvalitet», slik Eksplosivhund.no har redegjort for det, er i samsvar med regelverket.
Her kan det virke som om fylket har vært litt for raske med en klipp-og-lim-funksjon. Deler av opplysningene i tildelingsbrevet er overført direkte fra evalueringsmatrisen. Det betyr at deler av tildelingsbeslutningen ikke kan tjene som direkte dokumentasjon for evalueringen.
Kofa skriver: «Informasjonen er også gitt som en del av begrunnelsen som skulle redegjøre for grunnlaget for innklagedes valg av tilbud. Det er derfor viktig at begrunnelsen som gis er korrekt. Hvis en oppdragsgiver møter en klage med at opplysninger i begrunnelsen ikke gjenspeiler grunnlaget for valg av tilbud, mener klagenemnda at det hviler et særlig ansvar på oppdragsgiver for å vise hvilke egenskaper ved tilbudene som faktisk ble premiert. Den mangelfulle begrunnelsen utgjør dermed et brudd på kravet til etterprøvbarhet i loven § 4.»
Og så evalueringen av kriteriet «Oppdragsforståelse»: Dette ville bli bedømt etter en helhetlig vurdering av leverandørenes beskrivelse.
Klagenemnda kan her ikke se at fylket har synliggjort de relevante forskjellene mellom tilbudene. Vestland fylke har beskrevet resultatet av evalueringen, men har ikke sagt noe om hva det konkret innebar. Til tross for innspillene fra AF Decom har fylket ikke vist at relevante forskjeller mellom tilbudene er løftet frem og premiert.
Dermed: «Slik saken er opplyst for klagenemnda, er tilbudsevalueringen dermed foretatt i strid med regelverket.»
Kofas konklusjoner fra 23. mars i år:
- Vestland fylkeskommune har brutt kravet til etterprøvbarhet i loven § 4, ved å gi en
mangelfull beskrivelse av tilbudsevalueringen. - Vestland fylkeskommune har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved evalueringen av tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse».
- Klagers øvrige anførsler om brudd på regelverket, har ikke ført frem.
Konkurrent mener entreprenøren ikke er kvalifisert til å bygge vei
